D ie österreichischen Notarinnen und Notare entwickeln seit jeher digitale Anwendungen zur Unterstützung der Beratungsleistung und nehmen dabei eine Führungsrolle bei e-Government-Lösungen ein. Die gesetzlichen Regelungen während der Corona-Pandemie haben die digitalen Dienstleistungen im Notariat jetzt nochmals erweitert.

Im Jahr 2000 hat die ÖNK mit cyberDOC, dem elektronischen Urkundenarchiv des österreichischen Notariats die sichere, vertrauliche, Archivierung und Zustellung von Dokumenten in ein elektronisches Zeitalter geführt. Dieser Schritt war bahnbrechend, das österreichische Notariat hat damit eine Führungsrolle bei e-Government-Lösungen übernommen. Mittlerweile wurden mehr als 2,2 Millionen notarielle Urkunden signiert und nach dem neuesten Stand der Technik verschlüsselt, gespeichert und abgelegt.

Digitalisierung im Fokus

„Wichtig ist es, die Technik als zusätzliches Dienstleistungsinstrument zu sehen“, so Michael Umfahrer, Präsident der Österreichischen Notariatskammer, zum Digitalisierungsschub. Er führt weiter aus: „Der Ausbau und die Festigung unserer Vorreiterrolle im österreichischen Rechtssystem als Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt ist ein wesentliches Anliegen.“

Diese Ziele werden im neu geschaffenen Angebot der digitalen GmbH-Gründung sichtbar. Seit 2019 ist dies möglich und integriert die analogen Beratungsleistungen einer GmbH-Gründung in einen digitalen Prozess. Die benötigten gesetzlichen Grundlagen traten mit 1. Jänner 2019 in Kraft und machte Österreich zum ersten EU- Mitgliedstaat, in dem eine GmbH digital gegründet werden kann.

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Die neuesten digitalen Dienstleistungen

Auch die Covid-19-Krise hat zu einem weiteren Digitalisierungsschub geführt, wenn auch vorerst bis Ende 2020 zeitlich begrenzt. Unter Einhaltung gewisser gesetzlich festgelegter Anforderungen können bis dahin viele notarielle Amtshandlungen auch online durchgeführt werden.

Konkret ist es möglich, notarielle Protokolle, Notariatsakte zur Aufnahme von Rechtserklärungen und Rechtsgeschäften sowie auch die Beglaubigung von Unterschriften online zu erstellen. Die Ausnahme bilden Testamente und sonstige letztwillige Verfügungen. Sie sind weiterhin im persönlichen Kontakt anzufertigen.

Wie läuft der digitale Prozess konkret ab?

Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch.

Um auch im digitalen Prozess die Rechtssicherheit zu gewährleisten, führt die Notarin/der Notar die allfälligen Prüfungen durch und erarbeitet die Dokumente. Sind diese fertig vorbereitet, findet eine Videokonferenz zwischen dem Klienten und der Notarin/dem Notar statt. Hierbei werden die Beglaubigungsklausel und die Beurkundungssignatur aufgebracht und die Dokumente können anschließend dort eingesetzt werden, wo sie benötigt werden.

Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind auch hierbei weiterhin zentraler Kern der notariellen Beratung. „Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, kann das per Telefon oder Videokonferenz erfolgen“, erläutert Präsident Umfahrer.

Autor: Bernhard Kröll
Bilder: Österreichische Notariatskammer

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